Over het algemeen hebben we het in dit blog over producten die u op onze website kunt vinden, maar deze keer gaan we het hebben over een technologie. De naam van deze technologie is Xerox ConnectKey. Het bestaat uit systemen die simpel te implementeren zijn en u praktische oplossingen geven om te stroomlijnen hoe u communiceert, belangrijke informatie verwerkt en deelt, complexe papiertaken vereenvoudigt en kosten naar beneden brengt.
Xerox ConnectKey is een softwaresysteem welke manieren biedt om uw MFP op zo’n manier te gebruiken, dat u uw werk op een meer eenvoudige manier gedaan kunt krijgen. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van industrieleidende beveiliging die mogelijk gemaakt wordt door de samenwerking met McAfee en Cisco. De oplossingen van deze technologie kunnen u helpen om afval en papiergebruik te verminderen en tijd besparen door u te helpen om uw taken effectiever uit te voeren. Door compatibiliteit met energie management oplossingen (zoals Cisco EnergyWise) en andere beschikbare features kan de technologie ook helpen om energieverbruik te verminderen.
Het Xerox ConnectKey systeem biedt tot slot ook oplossingen voor uw mobiele werkgroepen met vereenvoudigde werkstromen en mobiele oplossingen die gereed zijn voor cloud gebruik. ConnectKey is beschikbaar op verscheidene nieuwe producten van Xerox, maar er zijn ook oudere producten die na een firmware upgrade gebruik kunnen maken van deze technologie. Hieronder zullen we uitgebreid bespreken wat deze technologie zoal te bieden heeft.
Overzicht
Xerox ConnectKey is een technologie om een MFP ervaring meer uitgebreid en eenvoudig te maken. Het is een software platform welke verwerkt zit in sommige printers van Xerox om het proces van printen, kopiëren, scannen en faxen makkelijker te maken en het bereik te vergroten met erg effectieve beveiligingsmaatregelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bijna overal printen met behulp van mobiele printmogelijkheden. Documenten kunnen daarnaast ook rechtstreeks gescand worden naar cloud diensten, zoals Google Drive, Evernote en Microsoft Office 365 voor opslag en samenwerking. Een vraag die u waarschijnlijk nu wilt stellen is: hebben andere fabrikanten niet een vergelijkbare service? Is het echt uniek?
Het antwoord op deze vragen is in eerste instantie dat ConnectKey niet gelimiteerd is tot alleen de bovenstaande features. Ten tweede is het onderscheidende vermogen hoe de technologie geïmplementeerd wordt en de hoeveelheid flexibiliteit die geboden wordt naast beveiliging en eenvoud. U kunt simpele applicaties ontwikkelen en ze toevoegen aan de MFP met tools die erg makkelijk te gebruiken zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld IT professionals printers met deze technologie makkelijk aansturen en applicaties meer toegankelijk maken voor uw werkgroepen. En dit kan allemaal gedaan worden via het touchscreen van uw printer. ConnectKey biedt daarnaast ook een gebruikersinterface die vergelijkbaar is bij alle apparaten, waardoor u uw personeel maar één keer de verschillende features en de besturing van een printer uit hoeft te leggen. Dit zijn de belangrijkste features:
- Verbind en deel: MFPs met deze technologie bieden mobiele print- en scanoplossingen die volledig integreren met cloud technologieën en mobiele apparaten. Deze MFPs maken scan werkstromen in verschillende formaten mogelijk met de druk op een knop. U kunt uw documenten delen via standaard netwerkmappen, e-mail, cloud opslag of back-end ERP opslag.
- Overal toegang: Iedereen kan printen vanaf mobiele apparaten door gebruik te maken van Xerox Mobile Print. Dit kan met Apple iPhones, Android of Windows smartphones en BlackBerry. U kunt draadloos verbinden met een MFP met deze technologie en mocht het zo zijn dat u er niet uitkomt, dan kan u hulp op afstand krijgen, waarbij een persoon met de juiste rechten toegang kan krijgen tot uw MFP en uw kan helpen om uw taak af te ronden. Mocht u in uw onderneming ook gebruik maken van VPNs, dan zal u blij zijn om te horen dat ConnectKey hier ook ondersteuning voor biedt.
- Beveiliging: Het is kritisch om te begrijpen dat MFPs potentiële toegangspunten zijn voor kwaadaardige activiteiten. Dit probleem lost Xerox op door hun technologie te combineren met beveiligingsmaatregelen van hun partners. McAfee zorgt ervoor dat uw data beschermt wordt tegen malware en de Identity Services Engine van Cisco TrustSec geeft u een uitgebreid overzicht van alle eindpunten van uw MFPs en voert een beveiligingsbeleid door en zorgt ervoor dat deze ook nageleefd wordt.
- Verificatie: ConnectKey ondersteunt meer dan 85 soorten kaarten die gebruikers de mogelijkheid geven om in te loggen op het apparaat, zoals studentenkaarten. Dit biedt een veilige methode van verificatie en maakt het mogelijk het gebruik te volgen.
Beveiliging
Xerox ConnectKey biedt een beveiliging die vergelijkbaar is met die van een PC, maar deze beveiliging is echter voor uw MFP. Deze beveiliging zal helpen om te voorkomen dat uw printers aangevallen worden door virussen en malware. Hoe werkt dit? Nou, Xerox is het eerste bedrijf dat een whitelisting technologie van McAfee aanbiedt voor een MFP. Dit zorgt ervoor dat alleen toegestane en van te voren bepaalde applicaties, bestanden en code zullen werken op uw printers. Onbevoegde toegang zal ook gedetecteerd en voorkomen worden door uw printer en u wordt daarvan op de hoogte gesteld.
MFPs met ConnectKey worden ook beschermt door Cisco TrustSec. Dit is een intelligente toegangscontrole oplossing. Met minimale inspanning vermindert TrustSec beveiligingsrisico’s door uitgebreide zichtbaarheid te geven in wie en welke apparaten met uw netwerk verbinden. Daarnaast geeft het ook controle waar personen met toegang naartoe kunnen gaan en waar ze toegang toe hebben.
Er zijn tot slot ook verscheidene standaard beveiligingsfeatures die uw data beschermen zodra u uw MFP aanzet. Deze features zijn onder andere 256 bit HD versleuteling met overschrijf mogelijkheden, veilig printen met timeout detectie en beveiligde externe e-mail connectiviteit die uw dataverkeer versleuteld.
Tijd en geld besparen
Xerox ConnectKey heeft robuuste gebruikersrechten. Dit geeft u de mogelijkheid om te bepalen hoe, wanneer en hoeveel personen kunnen printen. Deze rechten geven u bijvoorbeeld de mogelijkheid om dingen zoals dubbelzijdig printen als standaard in te stellen, zodat papier bespaart wordt. U kunt ook bepalen hoe en wanneer personen in kleur kunnen printen. Zo kan u bijvoorbeeld aangeven dat e-mails altijd in zwart-wit uitgeprint worden en Microsoft Word, Excel en PowerPoint bestanden in kleur geprint kan worden. U kan ook bepalen wanneer printen in kleur mogelijk is, zodat u voorkomt dat personen na sluitingstijd nog in kleur printen.
MFPs met deze technologie zijn ook compatibel met Cisco EnergyWise. Dit is een energie management oplossing die de IT afdeling de mogelijkheid geeft om het stroomgebruik te meten en aan te passen, zodat significante kostenbesparingen mogelijk gemaakt worden. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de printer na 10 minuten niet gebruikt te zijn in slaap modus moet gaan. Andere kostenbesparende features zijn zogenaamde Earth Smart instellingen in de drivers van de printers.
Mobiel en verbonden met de cloud
In de wereld van vandaag moet alles zo snel mogelijk gedaan worden en veel personen doen zaken onderweg met hun smartphones, tablets en laptops. Vanwege deze steeds groter wordende mobiele werkgroepen heeft Xerox belangrijke mobiele en op cloud gebaseerde features toegevoegd.
De MFPs met ConnectKey kunnen draadloos verbonden worden met een netwerk, dus waar u een printer neerzet is dus niet meer een groot probleem. Daarnaast kunt u ook gebruik maken van de Mobile Print applicatie waarmee u vanaf elk ondersteund apparaat printopdrachten kan versturen. Mobile Print is beschikbaar als een cloud dienst en/of een server installatie.
Als u liever op locatie print, dan kunt u gebruik maken van PrintBack om documenten die u ontvangen hebt op uw mobiele apparaat snel in de wachtlijst van de MFP zetten. U heeft de keuze om de documenten direct uit te printen of ze in de wachtlijst te zetten totdat u er klaar voor bent.
Misschien moet u documenten delen, nou dan scant u toch gewoon naar de cloud. ConnectKey Share to Cloud kan gescande documenten omzetten in volledig aanpasbare Word documenten, spreadsheets en doorzoekbare PDFs. De documenten kunnen gescand worden op cloud gebaseerde opslagmogelijkheden, zoals Evernote, Dropbox, Microsoft Office 365, SalesForce.com, PaperPort Anywhere, Google Docs en Google Drive voor distributie en archivering. ConnectKey voor Sharepoint scant daarnaast bestanden rechtstreeks in Microsoft SharePoint en andere Windows mappen. Beide applicaties hebben hun eigen online ondersteuning om u te helpen om documenten naar de cloud te scannen, zodat u er makkelijk toegang toe heeft wanneer en waar u dat nodig heeft.
Ondersteuning
Voor en op de MFPs met Xerox ConnectKey is geweldige ondersteuning beschikbaar. Zo zijn er ondersteuningsvideo’s beschikbaar waar u rechtstreeks toegang toe heeft via het display, maar de mooiste feature is iets wat Xerox een Remote Control Panel noemt. Met dit op afstand bestuurbare besturingspaneel kan een persoon van de ondersteuningsafdeling, een trainer of een systeembeheerder controle krijgen over de printer en u stap voor stap uitleggen hoe alles werkt. Deze feature maakt realtime training mogelijk en een systeembeheerder of product specialist kan gewoon op zijn/haar plek blijven zitten.
Naast de Remote Control Panel feature zijn er zoals gezegd ook video’s die u helpen met problemen die u mogelijk heeft met uw printer. Tot slot biedt Xerox ConnectKey ook toegang tot de Xerox Online Support database via het besturingspaneel van de printer. Al deze snelle toegang tot ondersteuning zal u helpen om problemen snel op te lossen en hopelijk voorkomen dat er iemand naar u toe moet komen om u te helpen. Dit zal u zowel tijd als geld besparen.
Conclusie Xerox ConnectKey
Zoals u heeft kunnen lezen biedt ConnectKey veel features die ervoor kunnen zorgen dat u veel tijd en geld kunt besparen. Het mooie van deze technologie is dat alles zo eenvoudig mogelijk is gehouden, zodat u niet eerst een uitgebreide training hoeft te volgen om alles te begrijpen. Mocht u interesse hebben in een Xerox MFP met ConnectKey, neem dan zeker contact op met onze klantenondersteuning, zodat wij aan kunnen geven welke printers compatibel zijn. De MFP's hier aan de linkerzijde getoond hebben in ieder geval de Xerox ConnectKey technologie aan boord.