Microsoft heeft veel nieuwe dingen toegevoegd aan Office 2016, maar de meeste veranderingen zijn verborgen onder een geruststellende bekende oppervlakte. Met de nieuwe versie laat de krachtigste en meest gebruikte applicatie suite de online en desktop concurrentie nog verder achter zich. Dit wordt vooral duidelijk als je naar de handige en diep geïntegreerde samenwerking features kijkt. Een review van de Office 2016 Thuisgebruik en Zelfstandigen editie.
Microsoft Office is zoals altijd vele malen beter dan andere vergelijkbare opties en alleen zeer geavanceerde gebruikers zullen dingen ontdekken die Microsoft nog steeds niet verbeterd heeft. Als je een Microsoft Office 365 abonnement hebt, dan zal de nieuwste update direct aangeboden worden. Het is echter ook mogelijk om Office 2016 eenmalig aan te schaffen, alleen krijg je dan niet updates die Office 365 gebruikers wel ontvangen. Uiteraard krijg je wel beveiligingsupdates en dergelijke, maar we hebben het hier over nieuwe functies, zoals meer grafieken in Excel bijvoorbeeld.
Als je al jaren gebruik maakt van Office, dan zal het werken met documenten in Word, Excel en PowerPoint en notities maken in OneNote geen problemen opleveren. Het uiterlijk is enigszins veranderd, maar je zal de vernieuwingen snel onder de knie hebben. De grootste veranderingen komen naar voren wanneer je met meerdere mensen tegelijkertijd dingen aan gaat passen in Word, PowerPoint en OneNote. Twee of meer gebruikers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en wanneer ze dat willen, dingen met elkaar delen via Skype. Je hebt direct toegang tot de Skype functionaliteiten in het document. Deze functie zal Microsoft ook toevoegen aan Excel, maar momenteel is dit nog niet mogelijk.
De nieuwe features worden nog uitgebreider wanneer je met een team begint te werken met de tijdbesparende Groep functies in Outlook. Met al deze veranderingen probeert Microsoft niet alleen vergelijkbare services zoals Google Apps of Zoho Office in te halen. Sommige features voor samenwerking die namelijk aangeboden worden in Office zijn zo effectief en doordacht dat je je afvraagt waarom niemand daar eerder aan heeft gedacht.
Andere veranderingen die Desktop gebruikers niet zullen merken is onder andere handschrift ondersteuning voor vergelijkingen. Tablet gebruikers kunnen dus een vergelijking op hun touch screen schrijven en Office zal dit dan omzetten in een lettertype vorm. Erg indrukwekkend, maar het werkt niet perfect als je een moeilijk te lezen handschrift hebt. Office 2016 is nu ook de eerste versie die min of meer universeel is op alle beschikbare platformen. Dit maakt het werken met Office op verschillende platformen een stuk makkelijker.
Word, Excel en PowerPoint 2016
We zullen iets verder in dit artikel dieper ingaan op de Groep features in Outlook, maar nu gaan we eerst kijken wat er nieuw is in de drie traditionele applicaties, namelijk Word, Excel en PowerPoint. Eén van de grootste veranderingen is een ‘Geef aan wat u wilt doen’ tekstvakje in de rechterbovenhoek. Hiermee kan je functies vinden zonder dat je ernaar hoeft te zoeken. Je kan in het tekstvakje klikken of Alt-Q intypen om te beginnen met het typen en een menu geeft resultaten aan die het beste passen bij wat je zoekt. Het enige minpunt is dat dingen in het optie menu niet gevonden worden en dit menu is nog steeds zo onoverzichtelijk als voorheen.
Ook is er een nieuwe online functie die ‘Smart Lookup’ heet. Je kan deze in het ‘Controleren’ menu terugvinden of met een rechtermuisklik uitkiezen. Hierdoor wordt een paneel aan de rechterkant van het scherm geopend met twee menu’s. Met ‘Ontdek’ wordt informatie van Wikipedia en andere informatie van het internet over de huidige geselecteerde tekst weergegeven en met ‘Definieer’ worden definities van de Oxford woordenboeken getoond.
De hele Office 2016 interface heeft dezelfde levendige kleuren als Windows 10 en je kan een zwarte achtergrond uitkiezen, zodat je je aandacht kan focussen op het document. Het menu heeft ook een paar kleine aanpassingen gekregen, want er wordt niet meer gebruik gemaakt van alleen hoofdletters, waardoor het op dit gebied meer lijkt op oudere versies van Office.
Word maakt het nu nog makkelijker om stijlvolle documenten te maken met aanbevolen stijlen, in plaats van dat je je eigen opmaak creëert. Corel WordPerfect is momenteel nog de enige woordverwerker waarmee je sneller een opmaak kan creëren, maar dit blijft een niche product voor loyale gebruikers en gebruikers die de speciale functies van dit programma nodig hebben.
Microsoft heeft geleerd dat Excel gebruikers van grafieken houden, dus de nieuwe versie heeft een aantal nieuwe mogelijkheden die voorheen alleen mogelijk waren door middel van extensies van derden. Concurrerende programma’s zoals Numbers van Apple, Google Docs en LibreOffice komen niet in de buurt van de mogelijkheden die Office 2016 biedt. Numbers heeft vergelijkbare grafieken, maar veel minder keuze. Google Docs en LibreOffice zijn beide gratis en bieden daarom ook maar minimale opties op dit gebied. Microsoft beloofd om elke maand nieuwe grafieken toe te voegen voor gebruikers met een Office 365 abonnement.
In PowerPoint zijn afgezien van de samenwerkingsfuncties momenteel nog geen grootse veranderingen doorgevoerd, maar een medewerker van Microsoft gaf aan dat gebruikers met een Office 365 abonnement binnenkort een aantal grote nieuwe functies aangeboden zullen krijgen. Momenteel is Keynote van Apple grafisch iets geavanceerder dan PowerPoint, maar niet genoeg om voor iWork in plaats van Office te kiezen en met de vernieuwingen die er aanzitten te komen, zal dit gat mogelijk nog kleiner worden.
Aan de werkbalk is aan de rechterkant ook een Deel knop toegevoegd. Dit opent een deelpaneel waar je andere personen uit kan uitnodigen om je documenten te bekijken of aan te passen en meerdere gebruikers kunnen nu tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Zoals je waarschijnlijk wel had verwacht moeten gedeelde documenten opgeslagen worden op een cloud server van Microsoft. Hierbij heb je de keuze uit OneDrive, OneDrive voor bedrijven of een Office 365 SharePoint website. Eén voordeel van het opslaan van documenten op een cloud server, is dat je makkelijk toegang hebt tot oudere versies van documenten en je kan zien wie deze heeft bewerkt.
Outlook 2016
Outlook krijgt de grootste makeover om de samenwerkingsfuncties te implementeren en sommige functies zijn alleen zichtbaar als je een Office 365 Business of SharePoint services account hebt. Er zijn echter ook features die beschikbaar voor alle soorten gebruikers zijn.
Eén voorbeeld van een feature die voor iedereen beschikbaar is, is de mogelijkheid om een link naar een bestand op je OneDrive schijf toe te voegen, in plaats van dat je het bestand zelf toevoegt en dit kan je met één simpele klik doen. Wanneer je een bijlage toevoegt zal Outlook een lijst met de recent bewerkte documenten laten zien. Klik op een document die je in OneDrive hebt opgeslagen en Outlook voegt een link naar het bestand toe. Als je echter het bestand zelf wilt toevoegen, dan is dit ook mogelijk. Het voordeel van de eerste methode is echter dat e-mailberichten veel overzichtelijker zijn en je het document aan kan passen nadat je de link hebt gestuurd. De ontvanger zal zodoende altijd de nieuwste versie van het bestand hebben.
Voor gebruikers met een Office 365 business account biedt Outlook een Groepen functie. Hiermee kunnen groepsleden in de groep heel makkelijk berichten sturen en bestanden en kalenders delen. Groepsleden hebben de keuze om berichten in hun Inbox te ontvangen of ze alleen te ontvangen wanneer op het Groepen kopje klikken. Een andere functie voor deze gebruikers is Clutter. Deze feature plaats berichten van afzenders die je in het verleden genegeerd hebt in een aparte map. Hierdoor blijft je Inbox schoon en kan je al je aandacht focussen op belangrijke berichten.
Nieuw en oud
Er zijn altijd wel nieuwe en oude dingen in een nieuwe versie van Office. Microsoft Publisher is nog steeds beschikbaar in Office 2016 en Access ook. Deze zijn alleen zo goed als niet aangepast en Access is precies hetzelfde als de 2013 versie. Een nieuw lid van Office is de presentatie app Sway. Deze app is ook gratis te downloaden als je geen gebruik maakt van Office. Je leest een Sway door van boven naar beneden of links naar rechts te scrollen in een Web browser. Sways worden opgeslagen op servers van Microsoft, dus deze app kan je misschien beter niet gebruiken voor belangrijke data. Wanneer je een Sway maakt kan je jezelf urenlang vermaken door op de Remix! knop te klikken. Je presentatie krijgt hierdoor een geheel nieuwe opmaak en design. Uiteraard kan je ook alles zelf aanpassen. Momenteel is Sway een leuke maar nog niet echt geweldige functie, maar zeker iets om in de gaten te houden wanneer Microsoft een update voor deze app uitbrengt.
Conclusie Office 2016
Vergeleken met de concurrentie is Office 2016 in z’n geheel vele malen beter, maar zeker niet het beste in alles. LibreOffice is een gratis en open-source programma dus organisaties die Microsoft niet volledige vertrouwen kunnen hiermee rustig ademhalen, maar het is echter een onhandig en instabiel programma vergeleken met de uitgebreide pakken van Microsoft.
Google Apps heeft de karakteristieke stijlvolle interface van Google, maar is minder krachtig en flexibel en heeft een gebrek aan snelheid en gebruiksvriendelijkheid vergeleken met desktop applicaties. WordPerfect Office van Corel kan niet opboksen tegen Word, maar heeft een aantal speciale features die het op sommige gebieden beter maakt.
De iWork suite van Apple (Pages, Numbers en Keynote) is spectaculair om naar te kijken en met Keynote kan je presentaties maken die zelfs iets mooier zijn dan die van PowerPoint. Deze apps kan je echter alleen gebruiken op een Apple platform en Office 2016 voor de Mac is vele malen beter dan deze op het gebied van functies en compatibiliteit op meerdere platformen.
Iedereen heeft wel eens last van de kleine ongemakken van Microsoft Office, maar voor iedereen die kwaliteit wil leveren en dit snel wil bereiken is Office 2016 onmisbaar. Het softwarepakket is een spectaculaire prestatie waar geen één ander vergelijkbaar pakket bij in de buurt komt. Wij hebben Office 2016 Thuisgebruik en Zelfstandigen als boxed en als download versie beschikbaar.