Belastingdienst kiest on-premises boven Microsoft 365: wat betekent dit voor u?

De Belastingdienst, Douane en Dienst Toeslagen stappen definitief niet over naar Microsoft 365. In een Kamerbrief van 6 oktober 2026 kiest staatssecretaris Eelco Eerenberg voor een on-premises werkomgeving, aangevuld met Europese open source. Mail en agenda draaien vanaf 2027 op eigen servers of op servers die de dienst zelf controleert; opslag en samenwerking volgen later in 2027 en 2028. Dat meldt onder meer Techzine.

Een jaar geleden gold Microsoft 365 nog als de enige realistische optie voor de kantoorautomatisering van de fiscus. Dat de grootste uitvoeringsorganisatie van Nederland nu bewust teruggrijpt op eigen infrastructuur, is meer dan een overheidskwestie. Het besluit raakt vragen die ook zakelijke IT-inkopers en -beheerders stellen: hoe afhankelijk wilt u zijn van één cloudleverancier, wat kost een exit werkelijk en welke servercapaciteit heeft u nodig om zelf de regie te houden? In dit artikel zetten we de feiten op een rij en vertalen we ze naar uw situatie.

Wat er precies is besloten

Volgens de berichtgeving van ICTMagazine en Security.nl bestaat de nieuwe koers uit drie stappen:

• 2027: mail en agenda on-premises. De software draait op servers van de Belastingdienst zelf of op servers die de dienst beheert en controleert.
• Later in 2027 en 2028: Europese open source voor persoonlijke opslag en samenwerkingsfunctionaliteit.
• Hergebruik van bestaande licenties waar dat kan, zodat aanvullende investeringen beperkt blijven.

Twee details uit de Kamerbrief zijn voor andere organisaties relevant. Ten eerste schrijft de staatssecretaris dat het on-premises-scenario nu wél haalbaar is omdat de Belastingdienst erin is geslaagd de eigen datacentercapaciteit te vergroten. Capaciteit, en dus hardware, was een randvoorwaarde. Ten tweede erkent de brief dat de keuze niet pijnloos is: een aantal voorzieningen voor archiefbeheer en informatiehuishouding zat in het Microsoft 365-pakket en is on-premises niet beschikbaar. Daarvoor moet de dienst nog een oplossing uitwerken. Volgens ITchannelPRO bespreekt de Commissie Financiën de brief op 7 oktober in een commissiedebat.

Hoe het zover kwam

De koerswijziging heeft een voorgeschiedenis van ruim een jaar. In oktober 2025 stelde het toenmalige kabinet dat Microsoft 365 de enige uitvoerbare en realistische oplossing was voor de digitale werkplek van circa 46.000 medewerkers; Europese alternatieven werden onvoldoende volwassen geacht. Op 11 juni 2026 kondigde Eerenberg in een Kamerbrief aan dat lopende IT-projecten werden herzien en de uitrol van Microsoft 365 werd gepauzeerd, zo schrijft Dutch IT Channel. Opvallend daarbij: er kwam geen extra budget beschikbaar, alle investeringen moeten uit de bestaande IT-begroting komen.

In juli 2026 volgde het definitieve advies van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT). Computable beschrijft het oordeel als vernietigend. Het college concludeerde dat de gekozen aanpak niet tot een werkbare, veilige en toekomstbestendige werkomgeving zou leiden. Belangrijke punten waren het ontbreken van een realistische exitstrategie, het concentratierisico van data, back-ups en archieven bij één leverancier, en een on-premises back-upoplossing voor Microsoft 365-data die voor beheerders als een black box functioneerde en bij testen softwarefouten vertoonde. Het advies luidde om niet uit te gaan van één oplossing bij één leverancier, maar per functionaliteit alternatieven te onderzoeken. Precies die lijn volgt de Kamerbrief van 6 oktober nu.

Waarom dit meer is dan een overheidskwestie

Het is verleidelijk om dit af te doen als een typisch overheidsdossier met bijzondere eisen rond opsporingsdata en archiefwetgeving. Toch zijn de onderliggende argumenten generiek. Het AcICT wees op vendor lock-in, op het ontbreken van een exitstrategie en op de vraag of een organisatie haar data werkelijk kan terughalen als de dienstverlening wegvalt. Dat zijn precies de vragen die ook onder NIS2 en in risicoanalyses van banken, zorginstellingen en industriële bedrijven terugkomen.

Daar komt bij dat de Belastingdienst het on-premises-scenario een jaar eerder nog als niet-haalbaar beoordeelde. Wat veranderde, was niet de software, maar de beschikbare datacentercapaciteit en het marktaanbod. Voor organisaties die de afgelopen jaren hun serverpark hebben afgebouwd in de verwachting dat alles naar de cloud zou gaan, is dat een belangrijke les: de keuze tussen cloud en eigen beheer is omkeerbaar, maar alleen als u de capaciteit en de kennis in huis heeft of tijdig kunt opbouwen.

Wat dit betekent voor uw organisatie

De juiste reactie op dit nieuws verschilt per type organisatie. We onderscheiden vier situaties.

Overheden en semipublieke organisaties

Gemeenten, uitvoeringsorganisaties, onderwijsinstellingen en zorginstellingen krijgen onvermijdelijk vragen van bestuur en toezichthouders: als de Belastingdienst het niet verantwoord vindt, waarom wij wel? Een onderbouwd antwoord vereist een actuele exitanalyse per functionaliteit. Mail en agenda zijn daarbij het meest voor de hand liggende startpunt, omdat de Belastingdienst daar ook mee begint en omdat Microsoft hiervoor met Exchange Server nog altijd een on-premises product levert. Neem in de analyse mee wat u on-premises kwijtraakt; de Kamerbrief laat zien dat archief- en informatiebeheerfuncties niet vanzelfsprekend meeverhuizen.

Gereguleerde sectoren en bedrijven met gevoelige data

Financiële instellingen, advocatenkantoren, R&D-intensieve bedrijven en organisaties in de vitale infrastructuur hebben vaak al een hybride model: gevoelige systemen on-premises, kantoorautomatisering in de cloud. Het Belastingdienst-dossier is een aanleiding om de grens tussen beide opnieuw te trekken. De vraag is niet "cloud of niet", maar welke datasets en processen u onder eigen controle wilt houden en of uw eigen infrastructuur dat aankan.

Mkb en organisaties zonder eigen beheerteam

Voor de meeste mkb-organisaties blijft Microsoft 365 een logische keuze. De Belastingdienst heeft een eigen datacenter, honderden beheerders en een wettelijke taak die zware eisen stelt; die schaal heeft een bedrijf met vijftig werkplekken niet. Wel is het verstandig om de lessen over te nemen die weinig kosten: een getest exitplan, een onafhankelijke back-up van Microsoft 365-data op eigen opslag of bij een tweede partij, en inzicht in welke licenties u werkelijk gebruikt.

Organisaties die bewust on-premises zijn gebleven

Wie Exchange Server, fileservers en eigen samenwerkingstools in huis heeft gehouden, ziet in de Kamerbrief een bevestiging van die koers. Dat is geen reden om achterover te leunen: on-premises blijft alleen verantwoord als hardware, besturingssystemen en applicaties binnen ondersteuning blijven en als back-up en herstel regelmatig worden getest. De AcICT-kritiek op een niet-geteste back-upoplossing geldt net zo goed voor eigen infrastructuur.

Wat on-premises mail en samenwerking vraagt

Wie overweegt om, net als de Belastingdienst, mail en agenda terug te halen naar eigen servers, moet rekening houden met vier bouwstenen.

• Servercapaciteit. Een moderne Exchange-omgeving draait doorgaans gevirtualiseerd op minimaal twee fysieke hosts voor redundantie, met voldoende geheugen en snelle opslag voor databases en logbestanden. Bekijk onze servers voor rack- en towermodellen van HPE, Dell en Lenovo.
• Licenties. U heeft Windows Server-licenties voor de hosts nodig, serverlicenties voor Microsoft Exchange Server en client access licenses per gebruiker of apparaat. De Belastingdienst benadrukt hergebruik van bestaande licenties; inventariseer dus eerst wat u al bezit.
• Beheer en beveiliging. Patchbeheer, certificaten, spamfiltering, mailflow en monitoring komen weer bij uw eigen team te liggen. Reken die beheeruren mee in de vergelijking met een cloudabonnement.
• Back-up en herstel. Een onafhankelijke back-up op eigen opslag of tape, met periodieke hersteltests. Dit was het zwakste punt in het oordeel van het AcICT en is in de praktijk het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat.

Houd er rekening mee dat on-premises niet automatisch goedkoper is. De Belastingdienst moet de operatie binnen het bestaande budget uitvoeren en accepteert daarvoor functionele concessies. Maak voor uw eigen organisatie een vergelijking over minimaal vijf jaar, inclusief hardwarevervanging, licenties, beheeruren en de kosten van een eventuele toekomstige exit in beide richtingen.

Wat u nu kunt doen

1. Inventariseer uw afhankelijkheden per functionaliteit. Splits mail, agenda, bestandsopslag, samenwerking, identiteitsbeheer en archivering uit. Het AcICT adviseerde expliciet om niet van één totaaloplossing uit te gaan.
2. Toets uw exitplan. Weet u hoe u uw data terugkrijgt, in welk formaat, binnen welke termijn en wie dat uitvoert? Een plan dat nooit is getest, is geen plan.
3. Controleer uw back-up van clouddata. Staat er een onafhankelijke kopie buiten de cloudomgeving van de leverancier, en is herstel recent geoefend?
4. Breng uw serverpark in kaart. Welke capaciteit heeft u nu, wat loopt uit ondersteuning, en wat zou u nodig hebben om mail of opslag terug te halen? Zonder capaciteit is een on-premises-scenario geen optie, zoals de Belastingdienst in 2025 zelf ondervond.
5. Bepaal uw licentiepositie. Lopende volumelicenties voor Windows Server en Exchange kunnen een deel van de investering dekken. Leg vast wat u heeft voordat u nieuwe contracten tekent.
6. Volg het vervolg. De Belastingdienst komt uiterlijk in de volgende stand-van-zakenbrief terug op de ontbrekende archieffuncties. Die uitwerking geeft andere organisaties een concreet beeld van wat on-premises wel en niet oplost.

Veelgestelde vragen over de on-premises-keuze van de Belastingdienst